MIS क्‍या है? आवश्‍यकता, तत्‍व एवं MIS के स्‍तर

Definition (परिभाषा)

• MIS का पूरा नाम- Management Information System है.
• MIS मुख्‍य रूप से विभिन्‍न Systems का समूह है जो विभिन्‍न Sources से डाटा या सूचना एकत्रित करता है इसे प्रोसेस करता है एवं पढ़ने योग्‍य बनाता है.
• इसे विभिन्‍न संगठनों को सूचना उपलब्‍ध कराने के लिए डिजाइन किया गया है जिससे Administrators को निर्णय लेने में आसानी हो सके.
• इसमें मुख्‍यत: Technology, People & Organizations का अध्‍ययन किया जाता है.
• MIS का मुख्‍य उद्देश्‍य उचित जानकारी को एक निश्चित समय पर सहीं व्‍यक्ति तक पहुंचाना है.
• यह आर्गेनाईजेशन की स्थिति को दर्शाता है साथ ही Organization की स्थिति सही तथा खराब क्यों हो रही है यह ही दर्शाता है.
• Management Information System (MIS) Hardware और Software से मिलकर बना एक Computer System है जो किसी Organization के संचालन के लिए Base के रूप में कार्य करती है।

• एक MIS प्रबंधन निर्णय लेने में सहायता के लिए विभिन्न Online Systems से Data एकत्र करता है, Information का विश्लेषण करता है और Data की रिपोर्ट करता है।
• किसी Organization में, इसका उपयोग Information समन्वय, नियंत्रण, विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन के लिए किया जाता है।
• संगठनात्मक सेटिंग में Management Information System का अध्ययन करने में People, Procedure और Technology सभी शामिल होते हैं।
• यह व्यवसायों और संगठनों को ऐसी तकनीक प्रदान करता है जो संचार और Information प्रवाह को सुविधाजनक बनाती है, समस्या-समाधान में सहायता करती है और Organization को प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त देती है।

MIS तीन शब्‍दों से मिलकर बना है:-

1. Management
2. Information
3. System

Management

• मैनेजमेंट एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें लोग एक दूसरे के साथ मिलकर organization के goals को पूरा करने के लिए कार्य करते है. इसके अंतर्गत decision makers आते है जो कि सारा मैनेजमेंट का कार्य देखते है.
• मैनेजमेंट के अंतर्गत planning, organizing, तथा controlling ये तीनो functions आते है.

1. Planning: – प्लानिंग मैनेजमेंट का बहुत ही अहम function है. इसमें यह निर्धारित किया जाता है कि organization के objectives(उद्देश्य) क्या है तथा इन लक्ष्यों को पूरा कब और कैसे किया जाएँ. प्लानिंग फेज की जितनी भी गतविधियाँ होती है वह केवल objectives पर ही केन्द्रित होती है.
2. Organizing: – यह मैनेजमेंट का दूसरा महत्वपूर्ण फंक्शन है. प्लानिंग फेज में जो task विकसित किये गये है उन्हें इस फेज में assign किया जाता है तथा इसमें मैनेजर resources भली-भांति organize करता है जिससे कि organization के जो भी objectives है वह कुशलतापूर्वक, प्रभावीरूप से तथा आर्थिक रूप से पूर्ण हो सकें. बिना organize किये हुए मैनेजर कोई भी लक्ष्य पूरा नही कर सकता.
3. Controlling: – यह मैनेजमेंट का एक और महत्वपूर्ण फंक्शन है. यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें subordinates की activities को मापा तथा सही(correct) किया जाता है तथा प्रदर्शन को मापने के लिए Information को एकत्रित किया जाता है.

Information

• Information किसी भी organization के लिये ईधन की तरह है क्योंकि बिना Information के कोई भी organization ठीक ढंग से टिक तक नही सकता. information तथा data दो अलग-अलग बिंदु है information जो है वह processed data होता है जबकि data अधूरा तथा अव्यस्थित तथ्य होता है.

System

• System के द्वारा Data Information में processed होता है. System परस्पर जुड़े हए तथा एक दूसरे पर निर्भर अवयवों का समूह होता है जो कि एक जटिल यूनिट होती है.

MIS का उद्देश्य बेहतर निर्णय लेना है, जिसमें शामिल है-

• Financials
• Inventory
• Personnel
• Project timelines
• Manufacturing
• Real estate
• Marketing
• Raw materials
• R&D

Needs of MIS (जरूरत)

• निर्णय लेने वालों को प्रभावी निर्णय लेने के लिए Information की आवश्यकता होती है इस जरूरत को MIS पूरा करती है.
• MIS System संगठन के भीतर और बाहर Communication की सुविधा प्रदान करते हैं.
• संगठन के भीतर के कर्मचारी दिन-प्रतिदिन के कार्यों के लिए आवश्यक Information तक आसानी से पहुंचने में सक्षम होते है.
• Management Information System किसी संगठन के सभी व्यवसाय लेनदेन को Record करती है और लेनदेन के लिए एक संदर्भ बिंदु प्रदान करती है.

Components of MIS

 

• People– जो लोग Information System का उपयोग करते हैं.
• Data-Data जिसे Information System Record करती है.
• Business Procedure-Data को Record करने, Store करने और Analysis करने के तरीके पर प्रक्रियाएं लागू होती हैं.
• Hardware– इनमें Server, Work Station, Networking Devices, Printer आदि शामिल हैं.
• Software– ये Data को संभालने के लिए उपयोग किए जाने वाले Program हैं. इनमें Spreadsheet Program, Database Software आदि जैसे Program शामिल हैं.

Cloud Computing, IOT and Big Data

Levels of MIS (MIS के स्‍तर)

Transaction Processing Systems (TPS)

• इस प्रकार की Information System का उपयोग किसी व्यवसाय के दैनिक लेनदेन को Record करने के लिए किया जाता है.
• एक ट्रांजेक्शन प्रोसेसिंग System का एक उदाहरण Point of Cell (POS) System है. POS System का उपयोग Daily Sale को Record करने के लिए किया जाता है.

Management Information Systems (MIS)

• Management Information System का उपयोग अर्ध-संरचित निर्णय लेने के लिए रणनीति प्रबंधकों को मार्गदर्शन करने के लिए किया जाता है.
• Transaction Processing System से आउटपुट का उपयोग एमआईएस System के इनपुट के रूप में किया जाता है.

Decision Support Systems (DSS)

• शीर्ष-स्तरीय प्रबंधकों द्वारा अर्ध-संरचित निर्णय लेने के लिए निर्णय समर्थन System का उपयोग किया जाता है.
• Management Information System से आउटपुट का उपयोग Decision Support System के इनपुट के रूप में किया जाता है.
• DSS System बाहरी स्रोतों से Data Input भी प्राप्त करते हैं जैसे कि वर्तमान बाजार Force, Competition आदि.

Conclusion (निष्‍कर्ष)

उम्‍मीद है आपको ये जानकारी अच्‍छे से समझ आ गई होगी. यदि आपको किसी प्रकार की कोई समस्‍या है तो आप मुझे फीडबैक दे सकते है.

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